Rund um den Schulalltag mit dem Schulmanager tauchen bei Eltern und Lehrkräften oft dieselben Fragen auf. Um Sie zu entlasten, haben wir die häufigsten Fragen und Antworten rund um Elternbriefe und Nachrichten zusammengestellt, damit Eltern und Lehrkräfte ohne Administratorrechte schnell die wichtigsten Infos finden.
Überblick über die Fragen
Woran liegt es, wenn ich Elternbriefe nicht per E-Mail erhalte?
Warum kommen Nachrichten bei mir immer erst Stunden später an?
Wie verhält sich der Schulmanager, wenn beide Elternteile einen eigenen Account haben?
1. Wie funktioniert die Lesebestätigung bei Elternbriefen?
Je nachdem, wie Sie den Brief erhalten haben, funktioniert das etwas anders:
Per E-Mail: Am Ende der E-Mail gibt es einen Button. Erst wenn Sie darauf klicken und den Brief öffnen, gilt er als gelesen.
In der App oder im Browser: Der Brief gilt als gelesen, sobald Sie ihn öffnen.
Bei Briefen mit Umfrage: Hier zählt der Brief erst als gelesen, wenn Sie die Umfrage beantwortet haben. Haben Sie mehrere Kinder, muss die Umfrage für jedes Kind separat beantwortet werden.
Legt die Schule zusätzlich eine Rückmeldefrist fest, ist eine Bestätigung nach Fristende nicht mehr möglich.
2. Können Elternbriefe in andere Sprachen übersetzt werden?
Ja! Die Übersetzungsfunktion steht sowohl in der App als auch im Browser zur Verfügung – und sogar dann, wenn Sie den Brief nur per E-Mail erhalten haben und gar nicht im Schulmanager eingeloggt sind. Übersetzt werden können Betreff, Brieftext sowie Fragen und Antwortmöglichkeiten bei Umfragen. Anhänge können leider nicht übersetzt werden.
3. Haben Schüler:innen Zugriff auf Elternbriefe?
Das kommt auf das Alter an:
Minderjährige Schüler:innen können Elternbriefe im Schulmanager zwar sehen, aber nicht als gelesen markieren und keine Umfragen beantworten – das bleibt den Eltern vorbehalten.
Volljährige Schüler:innen (sofern das Geburtsdatum in der Schule hinterlegt ist) erhalten die Briefe direkt an ihre eigene E-Mail-Adresse. Nur ihr Klick zählt als Lesebestätigung, und nur sie können Umfragen beantworten.
4. Woran liegt es, wenn ich Elternbriefe mehrfach erhalte?
Elternbriefe werden für jedes Kind an alle hinterlegten Eltern-E-Mail-Adressen verschickt. Haben Sie mehrere Kinder an der Schule, erhalten Sie den Brief also einmal pro Kind – das ist normal.
Erhalten Sie denselben Brief für dasselbe Kind mehrfach, kann das folgende Gründe haben:
Bei Ihnen sind mehrere unterschiedliche E-Mail-Adressen hinterlegt, an die der Brief jeweils zugestellt wird.
Die Schule hat die Funktion genutzt, den Brief erneut an alle zu verschicken, die ihn noch nicht gelesen haben. Das erkennen Sie meist daran, dass die Exemplare zeitversetzt ankommen.
Prüfen Sie zunächst unter „Mein Account", welche E-Mail-Adresse(n) bei Ihnen hinterlegt sind. Falls Sie den Grund nicht selbst nachvollziehen können, wenden Sie sich an die Administrator:innen Ihrer Schule.
5. Woran liegt es, wenn ich Elternbriefe nicht per E-Mail erhalte?
Wenn Sie einen Elternbrief nicht per E-Mail erhalten haben, prüfen Sie zunächst Folgendes:
Spam-Ordner: Elternbriefe landen manchmal versehentlich im Spam- oder Werbeordner Ihres E-Mail-Postfachs.
Hinterlegte E-Mail-Adresse: Unter „Mein Account" können Sie einsehen und ändern, welche E-Mail-Adresse für Sie hinterlegt ist. Prüfen Sie diese auf Tippfehler.
Volljährige Kinder: Ist Ihr Kind volljährig und das Geburtsdatum im Schulmanager hinterlegt hinterlegt, erhält es Elternbriefe künftig direkt an seine eigene E-Mail-Adresse – nicht mehr an Ihre.
Wenn alle Punkte unauffällig sind, warten Sie am besten ab, ob der nächste Elternbrief ankommt. Bleibt das Problem bestehen, wenden Sie sich bitte an die Administrator:innen Ihrer Schule – diese können den Elternaccount bei Bedarf zurücksetzen.
6. Warum kommen Nachrichten bei mir immer erst Stunden später an?
E-Mail-Benachrichtigungen zum Modul „Nachrichten" werden nicht sofort verschickt, sondern erst unter bestimmten Bedingungen:
E-Mail-Benachrichtigungen müssen aktiviert sein: Klicken Sie im Modul „Nachrichten" auf das Zahnrad-Symbol und prüfen Sie, ob die E-Mail-Benachrichtigungen eingeschaltet sind.
Zeitliche Verzögerung: Eine E-Mail wird nur verschickt, wenn eine Nachricht nach einigen Stunden noch nicht gelesen wurde – in der Regel nach etwa 4 Stunden. Bei hoher Last oder Wartungsarbeiten kann es auch länger dauern.
Keine doppelte Benachrichtigung: Haben Sie bereits eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, sich aber noch nicht im Schulmanager eingeloggt, erfolgt für weitere neue Nachrichten keine erneute E-Mail. Erst nach dem Login und Lesen der Nachrichten wird bei neuen Nachrichten wieder eine E-Mail verschickt.
Hinweis: Push-Benachrichtigungen in der App erfolgen unabhängig davon direkt bei Erhalt einer neuen Nachricht, sofern diese in den Geräteeinstellungen aktiviert sind.
7. Können Eltern andere Eltern anschreiben?
Nein. Eine direkte Kommunikation zwischen Eltern und/oder Schüler:innen untereinander ist im Schulmanager nicht vorgesehen. Das Modul „Nachrichten" dient dem Austausch zwischen Schule, Lehrkräften, Eltern und Schüler:innen – nicht dem Austausch der Eltern untereinander.
8. Wie verhält sich der Schulmanager, wenn beide Elternteile einen eigenen Account haben?
Für ein Kind lassen sich zwei getrennte Eltern-Accounts einrichten, etwa bei getrennt lebenden Eltern mit gemeinsamem Sorgerecht. Beide Accounts sind gleichberechtigt:
Elternbriefe: Beide Elternteile erhalten Elternbriefe unabhängig voneinander per E-Mail und/oder App und bestätigen den Erhalt jeweils für den eigenen Account.
Krankmeldungen und weitere Module: Beide Accounts haben grundsätzlich Zugriff auf dieselben gebuchten Module und Informationen zum Kind.
Eigene Zugangsdaten: Jeder Account verwaltet die eigene E-Mail-Adresse und das eigene Passwort separat unter „Mein Account".
Hinweis: Ob und wie viele Eltern-Zugangscodes für ein Kind ausgegeben werden, entscheidet die Schule.
Welche Fragen erreichen Sie noch besonders häufig? Lassen Sie es uns wissen! Wir werden diese in weiteren Teilen hier im Blog beantworten.