Ganztagsangebote gehören inzwischen zum Alltag vieler Schulen – nicht nur an Grundschulen, sondern auch an weiterführenden Schulen. Mit dem schrittweise eingeführten Rechtsanspruch auf Ganztagsbetreuung an Grundschulen gewinnt das Thema zusätzlich an Bedeutung.

Doch die Organisation ist oft eine Herausforderung: Krankmeldungen kommen im Ganztag nicht an, Abholzeiten werden mündlich weitergegeben, Teilnehmerlisten liegen in verschiedenen Excel-Dateien oder auf Zetteln. Wichtige Informationen verteilen sich über mehrere Stellen – und Ganztagspersonal, Lehrkräfte und Sekretariat müssen sie immer wieder zusammensuchen.

Hier setzt das Modul Ganztag in Schulmanager Online an: Es unterstützt Schulen dabei, Ganztags- und Betreuungsangebote strukturiert abzubilden und zentrale Informationen an einem Ort zusammenzubringen.

Das Modul Ganztag im Überblick

Das Modul Ganztag ergänzt den Schulmanager überall dort, wo Schulen Ganztags- oder Betreuungsangebote organisieren. Schulen können Ganztagsangebote anlegen, Schüler:innen zuordnen und das beteiligte Personal einbinden.

Zu den zentralen Funktionen zählen unter anderem:

• Ganztagsangebote mit Zeiten und Gruppen anlegen

• Schüler:innen den passenden Angeboten zuordnen

• Ganztagspersonal als Benutzer im Schulmanager anlegen

• Informationen zu Schüler:innen im Ganztag dokumentieren

So entsteht eine gemeinsame Arbeitsgrundlage für Schulleitung, Ganztagskoordination, Lehrkräfte und pädagogisches Personal.

Typische Herausforderungen – und wie das Modul Ganztag unterstützt

1. Übersicht über Angebote und Gruppen behalten

Wenn mehrere Ganztagsgruppen parallel laufen, entsteht schnell eine Vielfalt an Listen, Tabellen und Aushängen. Das erschwert die Abstimmung.

Mit dem Modul Ganztag können Sie Ganztagsangebote zentral verwalten und Schüler:innen den passenden Angeboten zuordnen. Ganztagskoordinator:innen sehen dabei:

• welche Angebote es gibt

• welche Gruppen zu einem Angebot gehören

• welche Schüler:innen einem Angebot zugeordnet sind

Das erleichtert die Planung, insbesondere wenn Sie z.B. zu Beginn des Schuljahres neue Gruppen einrichten oder bestehende Angebote anpassen.

2. Kommunikation mit Eltern und Ganztagspersonal bündeln

Rückfragen zum Ganztag erreichen die Schule oft über verschiedene Wege – Telefon, Mitteilungsheft, E-Mail oder über Lehrkräfte. Gleichzeitig sollen auch Ganztagsbetreuer:innen informiert sein, wenn Eltern etwas Wichtiges mitteilen.

Im Modul Ganztag können Eltern Mitteilungen zum Ganztag über Schulmanager Online einreichen. Diese Informationen stehen den verantwortlichen Personen zentral zur Verfügung. Je nach gebuchten Modulen lässt sich das Ganztagspersonal außerdem in das Modul Nachrichten einbinden. So werden Absprachen transparenter, und alle Beteiligten nutzen dieselbe Plattform.

3. Informationen zu Schüler:innen im Ganztag bündeln

In der Schülerübersicht sehen Ganztagsbetreuer:innen weitere Details zu den Kindern in ihren Angeboten: Neben Kontaktdaten der Eltern werden dem Ganztag dort Hausaufgaben und Einträge aus dem digitalen Klassenbuch, aktuelle Klassenarbeiten oder der Stundenplan der Schüler:innen angezeigt.

4. Rollen und Zuständigkeiten klar regeln

Ganztag findet häufig in Zusammenarbeit mit externem Personal statt. Damit alle sicher im System arbeiten können, braucht es klare Rollen und passende Rechte.

Im Modul Ganztag können Schulen Rollen wie Ganztagskoordinator:in und Ganztagsbetreuer:in vergeben. Das Ganztagspersonal erhält damit genau die Zugriffe, die es für die Arbeit im Ganztag benötigt. So können Aufgaben klar verteilt und Verantwortlichkeiten transparent abgebildet werden.

Informationen aus dem Vormittag direkt sichtbar

Viele Schulen kennen das: Das Ganztagspersonal weiß nicht, welche Schüler:innen heute krank gemeldet sind oder ob es besondere Hinweise gibt.

Mit dem Modul Ganztag können – je nach gebuchten Modulen und Einstellungen – wichtige Informationen aus dem Schulvormittag direkt im Ganztag sichtbar werden: zum Beispiel Krankmeldungen, Stundenpläne, Vertretungen oder Hinweise zu Hausaufgaben und Klassenarbeiten. Das hilft dem Ganztagspersonal, den Nachmittag realistischer zu planen: Wer fehlt? Wer kommt später? Steht noch eine Klassenarbeit an?

Externes pädagogisches Personal einbinden

Pädagogische Fachkräfte im Ganztag können einen eigenen Zugang zum Schulmanager erhalten. Sie sehen – je nach Freigabe – genau die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen, ohne vollen Zugriff auf alle Schuldaten.

Das hat mehrere Vorteile:

• Das Ganztagspersonal kann den Alltag eigenständig organisieren

• Rückfragen im Sekretariat reduzieren sich

Integration mit anderen Modulen in Schulmanager Online

Das Modul Ganztag steht nicht für sich allein, sondern kann – je nach gebuchten Modulen – mit weiteren Bereichen in Schulmanager Online zusammenspielen, zum Beispiel mit:

• Kalender: Termine für Ganztagsangebote, Ferienbetreuung oder Schließzeiten

• Elternbriefe: Informationen zum Ganztagskonzept oder zu Änderungen im Ablauf

• Nachrichten: Abstimmung zwischen Lehrkräften, Ganztagsbetreuung und Eltern

• Stundenplan / Vertretungsplananzeige: Übersicht über Unterrichts- und Betreuungszeiten

So entsteht eine gemeinsame digitale Arbeitsgrundlage für Schule, Ganztag und Verwaltung – von der Planung über die Kommunikation bis zur Dokumentation.

Für welche Schulen sich das Modul Ganztag eignet

Das Modul Ganztag richtet sich nicht nur an Grundschulen. Auch Mittel-, Real- und Gesamtschulen sowie Gymnasien mit Ganztagsangeboten können davon profitieren, zum Beispiel für:

• Mittagsbetreuungen

• Arbeitsgemeinschaften und Wahlangebote

• Hausaufgabenbetreuung

• offene Ganztagsschulen

Überall dort, wo Schule und Ganztag gemeinsam arbeiten, unterstützt das Modul Ganztag bei der Organisation.

Mehr erfahren

Das Modul Ganztag hilft dabei, organisatorische Abläufe zu bündeln, Informationswege zu verkürzen und Zuständigkeiten klarer abzubilden.

Wenn Sie prüfen möchten, wie das Modul Ganztag Ihre Schule konkret unterstützen kann, finden Sie weitere Informationen hier:

• Modulseite auf der Website: Überblick über Funktionen und Einsatzmöglichkeiten des Moduls Ganztag

• Online-Hilfe: Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Hintergrundinformationen zum Modul Ganztag